关于颁发《志书行文规范》的通知

各县（市、区）地方志办公室，《保定市志》各承编单位：

目前，《保定市志》大部分承编单位和绝大部分县（市、区）志稿已完成初稿，正在进行修改，为了规范志书编纂，提高志稿质量，确保全市志书行文规范统一，市地方志办公室根据国家和省有关法律、法规和规定，结合修志实践经验，制定了《志书行文规范》。现发给你们，望按要求做好志书撰稿和修改工作。

二〇一二年一月三十一日

志书行文规范

目前，我市修志工作已进入质量攻坚阶段，《保定市志》和绝大部分县（市、区）志稿已完成初稿，正在进行修改，为了规范志书的编纂，提高志稿的质量，确保全市志书行文规范统一，根据国家和省有关法律、法规和规定，结合修志实践经验，制定本行文规范。

一、书写格式

（一）用字、用词。

除引文和特殊情况必须使用繁体字外，一律使用规范汉字。书写格式一律自左向右横排。

简体字以1986年10月经国务院批准、国家语言文字工作委员会重新发布的《简化字总表》、异体字以1955年12月文化部和中国文字改革委员会联合发布的《第一批异体字整理表》、异形词以2001年12月教育部和国家语言文字工作委员会发布的《第一批异形词整理表》为准；不得使用1986年已经宣布废止的1977年12月发布的《第二次汉字简化方案（草案）》的“简化字”或其他不规范汉字。通假字、异体字、自造字以及已经淘汰的旧字形、计量单位的旧译名用字，只有在引文和特殊需要并加以注释的地方才可使用。

含义相同的字词使用时要统一。如“截至”就是“截止到”，“报名到5月底截止”里的“截止”，不能为“截至”。“唯”、“惟”可通用时，统一使用“唯”。“其他”与“其它”，统一用“其他”。“制定”与“制订”，法律、决定、规定、制度、章程用“制定”，计划、规章用“制订”。订立条约或合同等，用“签订”不用“签定”。

（二）标点符号。

标点符号按照1995年12月国家语言文字工作委员会和中华人民共和国技术监督局修订发布的中华人民共和国国家标准《标点符号用法》(GB/T 15834-1995)执行。

1. 标点符号写在行内，除破折号、省略号外，其他每一个标点符号占一格；后引号、后书名号、后括号和其他标点符号不可出现在回行的行首；前引号、前书名号、前括号不能置于每行的行末，应加在回行的开头。

2. 关于引号的使用。词语使用引号，有比喻、引申和贬义的作用，因而中共十一届三中全会、中共十六大、改革开放等不得再加引号。要正确处理完全引语与局部引语中引号和句号的关系。引用整句而且包括冒号的，最后的标点符号放在引号内；不是引用整句，而且无冒号的，最后的标点符号放在引号之外。

3. 关于连接号的使用。常用的连接号为占一格的一字线（—），只在某些特定情况下，才使用两字线（——占两个字位置）、波浪线（～）和半字线（-）作为连接号的特殊形式使用。

一字线“—”用以表示两个相关名词构成一个意义单位及相关地点之间的起止；在相关的字母、阿拉伯数字等之间，表示产品型号、化学键或标准代号与年代号的分隔、图注的横线等；几个相关的项目表示递进式的发展。如产品型号“TPC—3”。表示年份起讫，可省略前一“年”字，如“1978—2005年”；相同月份时间名词省略方法同年份，如“2003年1月2—5日”，但不同月份的不能省略，如“2002年1月12日—2月18日”。表述时间时，前后单位对等的用一字线“—”，如“1986—1990年”；前后单位不对等的用“至”，如“1986年7月至1993年春”。

波浪线“～”用以表示相关的时间、数字的起止范围。由于负号与一字线会联成一线，容易产生误解，故用阿拉伯数字书写的数值在表示数值的范围时，使用波浪线“～”，如“10%～30%”、“10℃～32℃”、“300公里～600公里”、“10～50”等。两个连用的数值之间不能省略单位，如“300公里～500公里”不能写为“300～500公里”。数字后面有量词的量值范围，一般只需要在后面写一个单位，如250～300个、700～800根。

半字线“-”用以连接两个或两个以上相关的名词，以构成一个复合词，如4-二乙烯基卟吩；也可用于公式、图号、表号、题号、项目号等的编号。

两字线“——”用在公式的说明文字中；用在副标题之前。连接交通运行起讫点，为了醒目可用两字线，如“北京——成都”。

4. 关于分号、逗号、顿号的使用。分号表示复句内部并列分句的停顿；单句内并列词语之间只能用顿号或逗号，不能用分号；分号内不能用句号。逗号表示句子内部的一般性停顿，顿号表示句子内部并列词语之间的停顿。如果并列词语内部又包含有并列关系的词语，则上一层用逗号，次一层用顿号，如“中共××县委书记某某，县委副书记、县长某某，中共××县委常委某某、某某、某某，××县副县长某某、某某”。

5. 关于书名号的使用。书名号用于著作、篇名、报刊名、论文、文章名、文件名、刊物名，法律法规、规定、方案等的名称，以及大部分文化产品的名称等。不用于单位名，如可以说“《人民日报》的人民日报社”，不可以写成“《人民日报》社”。丛书名不是正书名，不可使用书名号，如“保定历史文化丛书”。

6. 关于括号的用法。文中需要括注的说明性、解释性内容，一般使用圆括号（即“（ ）”）。文件号用方括号（即“[ ]”）。

7. 与序号配合使用的标点符号的使用要得当。“第一”、“第二”、“第三”……后面用逗号，不带括号的汉字数码“一”、“二”……后面用顿号，带括号的汉字数码“（一）”、“（二）”、“（三）”……后面不用标点，阿拉伯数字“1”、“2”……后面用齐线圆点，“（1）”、“（2）”……后面不用标点。“第一篇”、“第一章”、“第一节”后面不用标点，并与后面的文字之间空一个汉字位置。

8. 高撇号“’”（习称“省字号”）仅限用于某项活动“标题式”的名称中，例如“’97全国足球甲级联赛”、“ ’97中国商品交易会”。“’97”这种形式不可代替 “1997年” 表述一般的年代。“’97年”、“’97年度”中的“年”、“年度”是多余的。

9. 一般说来，句内括号里的注释性文字末尾不用句号，更不能用逗号。如不能写成：“从20世纪80年代开始，他就组织和进行了大量调查（包括问卷调查和访谈调查，）以作为他理论的佐证和支持。”而应写作：“从20世纪80年代开始，他就组织和进行了大量调查（包括问卷调查和访谈调查），以作为他理论的佐证和支持。”有时为了表示某种语气和情感，句内括注文字末尾可以使用问号和叹号。如果是句外括号，括号内注释文字要根据需要使用句末点号。

10. 外国人名中的间隔点应从前面文字，如“N.曼德拉”的西文后面使用下脚点，“纳尔逊·曼德拉”中文后面使用中圆点。

（三）编次形式。

篇、章、节、目一律用汉字标明次第序号，如“第一篇”、“第二章”、“第三节”；目以下若需使用分层序码的，可以“一、”、“二、”、“三、”……为第一级，“（一）”、“（二）”、“（三）”……为第二级，“1.”、“2.”、“3.”……为第三级，“（1）”、“（2）”、“（3）”……为第四级。

二、文体语言

（四）除引文和附录等文献资料外，一律使用规范的现代语体文、记述体。注意与议论文、教科书、总结报告、文学作品、新闻报道等文体相区别，除文学艺术、旅游等相关内容外，不抒情、不描写、不议论。一般使用陈述句，不使用祈使句和疑问句。

除引文和附录等文献资料外，不用口头语、方言、俚语或文言文，不文白夹杂。

（五）行文朴实、严谨、简洁、流畅。要惜墨如金，杜绝空话、套话、废话、浮词，尤其应杜绝渲染性、广告性文字。

使用判断词和修饰语时，要仔细斟酌，注意分寸，不以偏概全，不言过其实。慎用“国内领先”、“国际水平”、“第一”等类文字；经权威单位评选的，须记明“原表述的”评选结果和评选单位。

（六）不使用含混不清容易引起歧义的词语。如“上级的指示”、“由于种种原因”、“多数人的意见”等。无知识性和常识性错误，没有乱改科学定律、理论概念、政治术语、历史典籍、名家名言的提法和内涵。

（七）专门术语必须准确。运用专业性较强的术语，应加以注释说明。忌用仅在行业内使用的简称，如“砼”，应写成简明易懂的“钢筋混凝土”。

（八）志书从第三人称角度进行记述，不用第一人称。

三、称谓名称

（九）除引文外，政区、机构、政党、军队等均直书其名，不用第一人称代词，如“我党”、“我军”、“我市”、“我集团”、“本市”、“本办”等。

（十）不同时期的国家、团体、机构、职务等，均以当时名称为准，不能用今称代替。名称必须准确规范，如“清朝”不称“满清”，“国民政府”不称“伪政府”、“旧政府”等。

朝代名称使用规范的通称，以新版《现代汉语词典》附录的中国历代纪元表为准。

新中国成立前、后，不得称为“建国前、后”。

涉台用语，遵照中央有关文件执行。

（十一）人物称谓，除引文外，应直书姓名，不加职务、兼称及其他褒贬之词。不在姓名后加教授、先生、局长等身份词；必须说明身份的，首次出现时在姓名前冠以职务（职称）。除僧侣、作家、艺人外，其余人名一律用正式姓名，不用字、号、别名、谥号、绰号；确需使用字、号、别名、曾用名、绰号的，在首次使用时注明，以后不必重复使用。以字知名者，可用字不用名。同名人物，应分别在首次出现时括注其生卒年或出生地，或在姓名前加身份词。外国人名首次出现时应括注外文原名。

（十二）各种组织、机构、法律法规、文件、会议等专有名称使用全称。使用简称的，应在首次出现的地方括注于全称之后。简称概念必须准确规范，不可使读者产生歧义。如“中国共产党中央委员会”可简称为“中共中央”，“全国人民代表大会常务委员会”可简称为“全国人大常委会”，“中共保定市委员会办公厅”可简称为“保定市委办公厅”，“保定市人民政府外事办公室”可简称为“保定市外事办公室”，等等。

（十三）今地名使用各级政府审定的标准地名。

历史地名使用当时名称，括注志书下限时名称。同一地名连续出现的，不必一一注明。

涉及其他行政区域地名的，其行政隶属关系明确。

（十四）跨区域的山脉、河流、湖泊、水库、公路、铁路、航线、文物古迹、重大事故、重大事件，其名称和数据以国家有关部门公布的为准。

（十五）外国国名和常见的地名、人名、党派、政府机构、报刊等译名，以新华通讯社译名为准。新华通讯社没有译名的，首次使用译名时括注外文全称。

（十六）生物、矿物名称，使用中文标准学名。记述自然资源时涉及某地生物名称的，首次出现时采用二名法，括注该地俗名。

四、时间表述

（十七）时间概念表述准确具体。民国以前用帝王年号纪年、农历纪日月，括注公元纪年月日，如秦文公四十四年（前722年）、嘉庆元年（1796年）、光绪二十六年二月初二（1900年3月2日）。民国以后，使用民国纪年，民国纪年用阿拉伯数字书写，如“民国25年（1936年）3月8日”。同一帝王年号在同一实写类目中多次出现，公元纪年只括注首次出现者，余不括注。民国纪年在同一实写类目中不是一年的，括注首次出现的年份，其余年份不括注。民国时期一般用公元纪日、月。中华人民共和国成立后一律用公元纪年，公历纪日月。干支纪年括注公历，如辛丑年七月二十五日（1901年9月7日）。

公历世纪、年代、年、月、日和时刻均使用阿拉伯数字书写，如“20世纪90年代”、“1996年12月31日18时25分36秒”。

年份书写用全数，如“2008年”，不能写成“○八年”或“08年”。

（十八）含有日月简称表示事件、节日和其他意义的词组用汉字。如涉及一月、十一月、十二月，须用间隔号“·”将表示月份和日子的数字隔开，并外加引号，避免歧义。如“一·二八”事变、“一二·九”运动等。此外，月份或日子只要有一个是两位数，要用间隔号，是否使用引号，视事件的知名度而定，已为大众所接受的词组不用引号，如五四运动、五一国际劳动节。

（十九）时间表述必须准确具体。除引文外，不使用时间代名词，如“今年”、“前年”、“上月”等，也不使用“最近”、“不久以前”、“多年来”、“目前”、“现在”、“近年来”、“已经”、“即将”等模糊时间概念。

（二十）人物生卒年代、任职起讫时间等用阿拉伯数字表述。括注人物生卒年份可不加“年”字，如“鲁迅（1881—1936）”。表格、索引、年表等，年月日的标记可采用《数据元和交换格式信息交换 日期和时间表示法》（GB/T 7408－2005）的5.2.1.1中的扩展格式，年月日之间使用半字线。当月和日是个位数时，在十位数上加“0”，如“1994年9月30日”可以写为“1994-09-30”，“1994年10月1日”可以写为“1994-10-01”。

五、数字运用与书写

（二十一）统计数据的使用，符合国家统计法律、法规的有关规定，数据的定义、含义、统计口径和计算方法等清楚、准确，不错用、滥用。

统计数据以国家统计部门公布的法定数据为准。统计部门没有统计的，采用业务主管部门的统计数据。

（二十二）数字书写方式，按照国家技术监督局1995年12月13日批准发布的中华人民共和国国家标准《出版物上数字用法的规定》(GB/T 15835-1995)执行。全书一致。

用阿拉伯数字书写的包括：

1. 公历世纪、年代、年、月、日、时刻。特定情形下，月份有的时候应该使用汉字，如“早春二月”、“红五月”、“金色的十月”等。

2. 记数与记量，包括正负整数、分数、小数、百（千）分数、比例、经纬度、设备型号等，如53678、－76889、1/4、4.5倍、66.82%、95‰、7:5、17.88万公里、40克、36.9平方米、217.89亿元、48岁、10个月、－18℃、2.67安培等。

3. 部队代号、文件编号、证件号码和其他编号等，如国办发[2008]1号文件、77891部队、21/22次特别快车、ISBN7－303－06685－X、HP－3000型电子计算机、93号汽油。

用阿拉伯数字表示或书写纪年、时间、数值，不能断开或移行。公历、农历不可混用，不得写成“2004年十月二日”。

（二十三）阿拉伯数字书写的5位和5位以上的整数的分节，一律不使用千分撇“?”分节的办法，而是采用国际通行的三位分节法，即将数字从小数点起向左和向右分成每三位一组（即“节”），组与组之间空半个阿拉伯数字的位置，如36 877 121。

5位数以上，尾数零多的，可改写为以“万”、“亿”作单位（记位）的数字，如268 000公里写为26.8万公里，268 000 000公里写为2.68亿公里。尾数不是零，或改为亿万为单位影响数据精确的，按原精确数书写，如3 211 661。

使用阿拉伯数字，不要夹用“十、百、千、十万、百万、千万、十亿、百亿、千亿”记位（千瓦等法定计量单位中的词头不在此列），如“5千公斤”应写为“5000公斤”；2.68亿公里不能写为2亿6800万公里，也不可写成2亿6千8百万公里。用“亿”、“万”数量单位的前后两个数值，不能省略“亿”、“万”数量单位，如“3万~5万”不能写成“3~5万”。

尽量避免使用分数，采用小数。小数点为齐底线的下脚圆点“.”。除需精确统计者外，小数取至小数点后两位数字（小数点后第三位四舍五入）。

（二十四）数字书写时使用汉字的，包括：

1. 作为语素构成定型的词、词组、惯用语、缩略语、专用名词、诗词、古文中的数字或在具有修辞色彩的词语中作为语素的数字，如一律、十滴水、“飞流直下三千尺”、第三世界、四氧化三铁、“十一五”规划、九三学社、十一届三中全会、来个一百八十度的大转弯等。

2. 相邻的两个数并列连用表示概数，带有“几”字的数字表示约数，以及用“多”、“余”、“左右”、“上下”、“约”等表示的约数。如二三米、三五天、七八十种、十之八九、几千年、二百几十次、十余次、三千元左右、一千多件、约三万吨、三十年上下等。连用的两个汉字数字之间不得用顿号隔开，如不写为“二、三米”。但在表示统计意义的一组数字中既有确数又有约数的，为统一，全部使用阿拉伯数字，如“银行贷款2.6亿元，调集技术人员100余人，购进钢材2000多吨、水泥8万余吨、铝材500吨”。

3. 数字后不带量词的，如“三省”、“五国”、“四大项”等。

4. 非公历年月日，如正月十九、辛亥年五月十六日、清道光二十一年四月初九。

5. 星期几，如“星期五”、“礼拜一”等。

6. 成数，如“只占九成”。

7. 整数一至十如果不是出现在具有统计意义的一组数字中，可以用汉字，但要照顾到上下文，求得局部体例的一致，如一个人、三本书、读了十遍等。

（二十五）序数的书写根据相关语言环境而定。十以下序数独立使用时，用汉字，如“第五军”、“第二名”。十以上序数、一组序数或与其他阿拉伯数字连用的序数用阿拉伯数字，如“第138师”、“第1团、第38团、第138团”、“2004年第4期”。

（二十六）表示数量的增减，要注意下列情况：“翻番”是两倍两倍地增加，如现在基数是3，翻1番就是6（＝3×2），翻2番就是12（＝3×2×2），即“翻几番”就是原数乘以几个2。“加倍”表示某数的几倍，就是用几去乘以某数。“为（是）过去的两倍”，即过去为一，现在为二；“增加了两倍”，即过去为一，现在为三；降低到80%，即原为100%，现为80%；降低了80%，即原为100%，现为20%。不能用“降低（减少）××倍”的不确切表述（因为降低或减少一倍即原数减去原数等于零）。

数字增长的比较，年度比较的为“比某年增长×%”，一般不用“同比”或“增长×个百分点”，对增长速度进行比较时用“提高×个百分点”。

物价数据分别记述时，采用当年价，如进行纵向比较，须折换为同一的不变价，并予以括注。

六、量和单位

（二十七）计量单位名称、符号的运用，按照1993年国家技术监督局公布的中华人民共和国国家标准《量和单位》（GB 3100-3102-93）执行。

使用法定计量单位，不使用非法定计量单位。

行文中的数量符号、物理量符号及其他符号、代号的书写应保持前后一致。

度量衡单位使用标准的公制，不使用除公斤、公里、公顷以外的“公字号”单位。如原长度单位中的“公尺”、“公分”，应分别改用“米”、“厘米”，不用市“尺”。面积用“平方米”、“平方公里”。质量单位(人民生活和贸易中习惯称重量)用“吨”、“千克”、“克”。因“千克”俗称“公斤”，志书中用“公斤”不用“千克”，也不用市“斤”。容量中用“升”，不用“公升”、“立升”、“加仑”。电能单位中的“度”用“千瓦时”。

物理量值必须用阿拉伯数字，并正确使用法定计量单位。如“50平方米”（不可简写成“平方”）、“100立方米”（不可简写成“立方”）、“4公斤”、“200升”、“20℃”等。非物理量值一般用阿拉伯数字，如“5人”、“600个”、“22.6元”、“1000美元”、“20岁”、“60万册”等。

（二十八）历史上的旧计量单位和外国计量单位，如旧制“斗”、“石”、“亩”，英制的“哩”、“码”、“磅”，日制的“坪”、“町”，俄制的“普特”、“沙绳”等，在引文或叙述当时历史史实时可以使用，但要做出与今法定计量单位的换算注释。

（二十九）温度采用摄氏制，不用华氏和列氏制。引用历史记载，涉及华氏、列氏制时，用圆括号注明相当的摄氏度数。

（三十）行文中计量单位用汉字表述，不夹杂使用计量单位符号、数字符号、化学分子式和其他符号。如“克”、“米”不写成“g”、“m”。必须载入的公式则要使用相关字母、符号，如在行文中用“平方米”、“大于”、“水”，在公式里则用“m2”、“>”、“H2O”。 行文中的文字和符号不得交互使用，前后必须统一。如前面写成30℃，后面写成三十摄氏度。

（三十一）词头符号和单位符号的大小写必须准确，如m（米），cm（厘米），km（千米），g（克），kg（千克，公斤），t（吨），A（安〔培〕），W（瓦〔特〕），Hz（赫〔兹〕），MHz（兆赫〔兹〕），V（伏〔特〕）等。

（三十二）除引文外，志书中计量单位名称使用要统一，如机关单位用“个”，学校、幼儿园、托儿所、医院等用“所”，公园、体育场馆、图书馆、文化馆、影剧院等用“座”，病床用“张”，商店、工厂、企业用“家”，汽车、自行车用“辆”，学生、医生、教师、职工、科技人员用“人”（称谓在后时用“名”、“位”，如10名学生、5位教师）。

七、图表照片

（三十三）入志所有照片均有准确精炼的文字说明，包括时间、地点、事物、活动内容，需要说明的人物的位置及当时职务等。

涉及党和国家领导人的图片，必须根据2001年2月22日国家新闻出版总署发布的《关于严格审核期刊封面刊登党和国家领导人图片的通知》（新出报刊［2001］141号），严格执行送审制度。

反映综合、宏观性内容的图、彩照、黑白照、数据表可作为插页，置于志首。反映微观内容的彩色、黑白串文图、照、表与所随正文内容要吻合。

图照没有损害人物形象的画面。

入志图照的著作权问题均应获得使用授权。

（三十四）图包括地图和专题图、示意图等。含有国界和省界的地图应当严格按照中国地图出版社最新出版的地图绘制，应履行测绘管理部门的报批手续。物产、资源图等也须使用国家测绘部门的底图绘制。地图注明比例尺（注意应为原图缩小成书版后的比例）。

（三十五）表格包括统计表和文字表。统计表包括综合统计表和分类统计表。统计表表式一般包括标题（表题）、表体、标注三个部分。表体包括表头、表项和表框。表头表示表格中各项目类别的名称，居于表格首列或首行。表项是表格中纵向或横向自成系列的一组项目栏，所有表项构成表身。

表格一律用三线表（顶线、分栏线、底线）。

标题（表题）位于表格上方居中，首标时间，次标地域范围（或行业、单位），再标内容事项。

表序在表格的左上角。文中表格可全书统一编号或分卷（编）编号。表一律不加“附”字。

统计数据表应标明计量单位，并应尽量使用国际通用的单位符号。一个单位的在表右侧上方标明表的计量单位，如“单位：亿元”、“单位：万公里”。如果计量单位在两个以上，可加括号直接标在表格的具体项目栏中，如“工资收入”栏为“（万元）”，“月可供消费金额”栏为“（元）”。

表格内上下栏目内容相同，仍列具体文字或数据，不书写“同上”字样、不使用不规范的“〃”符号。

统计表格中的数据排列整齐，以某种方式对齐，全书统一。如均为整数或均为保留两位小数的，以个位数对齐（无须非常精确的，小数可一律四舍五入为两位小数）；如既有整数又有小数的采用右对齐。

数据性表格一律采用开敞式（开放式），不加横栏线和表两侧的“墙线”。统计数据栏中，无统计数字者用“－”表示，有统计但未查出者用“～”表示，数值为零者用“0”表示。

表格中数字无特殊意义的，全部采用阿拉伯数字书写。

文字表格采用封闭式（纵、横栏线、“墙线”均有），以保证文字内容的准确框定。

表格可根据内容，合理地安排为单栏、双栏或三栏式，以尽可能地少占篇幅。必须转页续表的，表头及横表项和纵表项不能省略，左上角标“（续表）”，如再转页，上页续表标“（续表1）”，次页续表标“（续表2）”，以此类推。

表格内没有使用明确的注释符号，而需要对表格作说明的，不可在表下直接加“注：”，应在表格左下方前空两格写“说明：”。

表格排在相关正文之后，表格和文字内容要紧密结合，不能以表代文。

八、引文、注释与索引

（三十六）引用原文（直接引语），必须用引号；转述大义（间接引语），不加引号。

（三十七）对引文、辅文和需要加以说明的专业名词、特定事物，必须使用注释。注释符合学术规范，要素齐备，便于查找原文。

注释形式全志统一，以脚注（当页页末注）为主，随文注相配合：

1. 脚注。对整句作注释，或注释内容复杂，文字较长，一律采用脚注。注释排在引文出现的本页地脚处。正文中的引文和脚注分别用上标号①②③等相呼应，并用8字位的脚注线即“————————”与正文分隔。注文比正文小一号字。一事一注，不采用连注形式，也不用“同上”，如“②③⑨⑩叶大兵等编著：《中国风俗辞典》，上海辞书出版社，1990年1月第1版，第329页”。

2. 随文注。凡文字简短者，可在紧贴需要注释的词语之后用括号进行注释，如“清光绪七年（1881年）水渠竣工，造福一方”。注文与正文字体、字号相同。

3. 图、表中的数字、符号或其他需要注释的，在标注对象右上角作一星标“※”，注释的内容可直接写在该图、表左下方。如图、表下已无空隙，可采取脚注形式处理。同一图、表中如果有两个以上地方需要作注，依次采用不同数量的“※”号区分，如“※”、“※※”。

注释中版次、卷次、页码，除古籍应与所据版本一致外，其余均用阿拉伯数字。如“《中共中央文件选集》第10卷，中共中央党校出版社，1985年，第513页”。

（三十八）引文必须忠实于原著，不得擅自改动，原文的错别字也应照录，但可在错别字后面用六角括号“〔 〕”括注纠正的字。对历史档案所做必要的文字加工，统一使用以下符号:系错字的，可改于其后，用六角括号“〔 〕”标明。增补的漏字，用角括号“〈 〉”标明。残缺的文字，能判明字数者，每个字用一个空方格“□”填充；如能准确判明缺字内容时，将字写于空方格内；不能判明字数者，注以“上缺”、“下缺”字样。有疑问的字句，在其后注以问号（?），以示存疑。改正错别字，增补漏字，填充残缺字，必须准确无误。原文标题不确切者，重拟或修改时，采取脚注的办法注明。

引文繁体字要改成简体字。引用古籍，凡因使用简体字而容易引起误解的（如古地名、古人名），可用繁体字并括注简体字。

尽量不转引，必须转引的，须注明引自何书、何文及其版本、页码等信息。

引用文献的编排方式：

1. 引用文献为中文著作，其著录格式为：作者、书名、出版地、出版单位、出版年份（版本）、页码，如“巴巴拉·塔奇曼：《史迪威与美国在华经验》，上海：商务印书馆，1984年版，第724页”。中文篇名标明刊载该文的期刊名称、日期、页码，如“黄留珠：《中国古代的几种储才形式》，载《人文杂志》1987年第1期，第9页”。

引用文献为外文著作，其著录格式为：作者、书名、出版地、出版单位、出版年份（版本）、页码，书名用斜体。如：K.C.Chang, The Archaeology of Ancient China.New Heaven and London:Yale University Press,1977, pp152-153。外文论文篇名采用引号，杂志名称用斜体，如A.K.Coomaraswamy,“The Two Reliefs from Bharhut in the Freer Galley”,Journal of the Indian Society of Oriental Art，Vol.6,1938,pp154-155。

2. 引用文件资料，应注明发文单位、年度、文号、标题。如“国发[1981]87号文件《关于加强医药管理的决定》”。

3. 引用文书档案，需注明字别、文号、标题。

4. 引用报纸，著录格式为原载时间、报名、版次，如“原载1999年8月1日《解放日报》第1版”。

（三十九）参考文献统一排在书末。

（四十）索引采用综合式主题分析方法。索引分类标准统一，选取范围适度，名称概念清楚，提炼的标目符合主题原意，附缀正文页码准确。

九、志书其他规范

（四十一）志书名称：按照中国地方志指导小组制定的《地方志书质量规定》的要求，志书名称由行政区名、通称（志）、上下限年份构成，如《徐水县志（1991—2006）》，城市区志要加上一级行政区名称，如《保定市南市区志（1987—2009）》。

志书封面书名均采用印刷体，不用个人题签。

（四十二）志书规格：第二轮志书均采用16开本（889×1194毫米），精装，文字横排。

（四十三）篇目设置：采用篇章结构志稿，设置要规范。篇下要设章，章下要设节，而且每篇、每章以下不能只设一章一节，节下可以直接记述，如节下设目，也要设两目以上。