保定市人民政府办公厅关于进一步做好地方志资料收集归档工作的通知

保定市人民政府办公厅
关于进一步做好地方志资料收集归档
工作的通知  

保政办函﹝2016﹞88号

各县（市、区）人民政府，开发区管委会，市政府各部门，有关单位：

做好资料收集、整理、归档、保存，是修志编鉴工作的基础。虽然综合年鉴年年编写，但是由于志书编修为20年一轮，各单位归档保存的机关文书档案一般10年才上交本级档案管理部门，资料收集整理归档不全面、不及时，特别是机构撤并造成资料散失的问题时常存在，直接影响了修志编鉴工作的顺利开展。为认真落实《全国地方志事业发展规划纲要（2015—2020）》要求，切实加强各类地方志资料的收集、整理、归档、保存、利用工作的常态化管理与建设，从2016年开始，我市建立地方志资料年度归档备案制度。现通知如下：

一、明确范围

凡在工作中形成的文件和具有查考利用价值的各类资料、原始记录、出版物、各种图表簿册、照片以及与本单位工作相关的文件等均纳入归档备案范围。主要包括：

（一）本单位制定的法规政策性和主要职能活动中形成的重要会议、重大活动及重要业务文件材料和一般性的文件材料。

（二）本单位关于重要问题的请示与上级单位的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等。

（三）本单位机构演变、人事任免等文件材料；人事管理工作形成的一般性文件和一般性事务管理文件材料。

（四）本单位房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料等。

（五）上级单位制发的属于本单位主管业务的重要文件材料和属于本单位主管业务的一般性文件材料。

（六）同级单位、下级单位关于重要业务问题的来函、请示与本单位的复函、批复等文件材料。一般性问题的请示与上级的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等。

（七）上级单位和同级单位制发的非本单位主管业务但要贯彻执行的文件材料。

（八）下级单位报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。

二、规范归档

各单位要按照《保定市归档文件整理实施办法》（保市政办﹝2002﹞18号）的要求，切实做好文件档案的收集、分类、整理、立卷、归档工作，保证文件档案资料齐全完整，按年度整理归档。要按会议文件、业务文件、图表簿册、照片、出版物等合理归类，分别造册。

三、统一存放

各单位要明确专职或兼职人员负责档案管理工作，要将分散在各业务处室、个人手中和散存其他地方的、符合归档范围的档案资料，及时收集归档，集中保存在单位档案室（馆），统一管理。

四、上报备案

各单位于每年6月底之前，将上年度归档资料填写地方志资料收集归档备案清单，经本单位主管领导签字并加盖单位公章后，报送市地方志办公室备案。联系电话（传真）：5908550。

五、切实做好撤并及新建单位资料归档工作

凡撤销的单位，要及时通知市档案局和市地方志办公室，在其指导下对资料进行全面整理，形成资料档案，在档案整体报送市档案馆的同时，填写资料清单，报市地方志办公室备案。

凡合并单位，要对原单位档案资料及时进行全面整理，整体移交归并到新单位，并造册登记，填写资料清单，报市地方志办公室备案。

凡新建单位，要在次年按要求将归档资料填写资料清单，报市地方志办公室备案。

六、进一步做好志书史料收集保管工作

保定市方志馆去年3月落成开馆以来，受到各级领导和各界人士的关注，已成为一处开放性、服务性、公众化的文化基础设施。目前，正抓紧进行展室升级建设，为进一步丰富馆藏，做好志书史料的收集、整理、展示工作，特面向全市征集各类志书史料。凡截至2016年已正式出版的各类志书及史料，1985年第一轮修志以来各部门、单位、企业、各县（市、区）内部印刷的志书及史料（包括内部印刷稿、征求意见稿），均列入征集范围。望各部门、单位、各县（市、区）将上述志书及史料保存情况，及时与市方志办联系。凡个人捐赠的，均由市方志办和市方志馆授予捐赠证书。（市方志馆接收电话：2039891）

附件：地方志资料收集归档备案清单

保定市人民政府办公厅

2016年7月22日

附件：

地方志资料收集归档备案清单

（      年度）

单位：                 主管领导：          单位盖章